Kto jeszcze pamięta stare czasy żmudnego zbierania liczników z dzierżawionych kopiarek? Na szczęście minęły bezpowrotnie i coś, co kiedyś zajmowało nawet kilka dni, dziś można załatwić w niespełna godzinę. Albo i mniej. Jeden kontrakt w 7 kliknięć. 100 maszyn w minutę. Przygotowaliśmy dla Was przewodnik po rozwiązaniach do rozliczania CPC. Od wozu konnego do WRC. No to w drogę!
Wróćmy do historii. Wyobraźmy sobie poniedziałkowy poranek pod koniec miesiąca. Z ciężkim westchnieniem siadam przy telefonie i wybieram pierwszy numer: „Dzień dobry, Krzysztof Pietras Sigma Copy, dzwonię w sprawie stanów liczników, czy może mi pani podać... a zapomniała pani spisać? Musi pani iść na drugie piętro? Oddzwoni pani za 5 minut... dobrze, czekam” I tak przez cały dzień, a czasem i więcej. Z krótkimi przerwami na „prawdziwą” pracę. To było jak ciągnięcie wozu, w którym wciąż się obluzowują śruby i trzeba co chwilę wyskakiwać i poprawiać koło... Żarty żartami, ale wiem, że wiele serwisów kopiarkowych nadal pracuje tą metodą. Choć wcale nie musi. Bo świat naprawdę wykonał olbrzymi skok naprzód w tym zakresie i życie można sobie ułatwić na kilka sposobów.
Poniżej przedstawiam różne możliwości rozwiązań, które w mniejszym lub większym stopniu ułatwiają zarządzanie dzierżawami. I skracają drogę do wystawienia faktury. Zaczynamy od najmniej wygodnej opcji.
4. Na maluszka, czyli mail z urządzenia
Dobry, stary, jakże Polski środek transportu. Znają go wszyscy, ale czy wybierzemy go na długą podróż? To tak jest z mailami: lepiej niż na piechotę, ale możesz sobie kolanem przestawić szczękę. Kopiarka generuje stan licznika i wysyła na zdefiniowany adres e-mail. Takie raporty wysyłane są przez wiele marek urządzeń: Sharp, Konica Minolta, Develop, Kyocera, Utax, Triumph-Adler. Plus jest taki, że nie trzeba dzwonić, tylko powyciągać sobie dane z maila. Tylko co dalej? Co zrobić z kilkoma setkami maili na skrzynce? Można wklepać liczniki w Excela, i jak mamy dobrze ułożone formuły to na policzy co trzeba. Ale można również... Ale o tym nieco później :) Po drodze omówimy inną metodę pozyskiwania danych, czyli...
3. Na poloneza, czyli systemy producentów
Powoli zaczynamy wchodzić na podium. Producenci urządzeń proponują nam kilka własnych rozwiązań, które są uszyte pod miarę ich produktów. Maszynę odpowiednio konfigurujemy przed wstawieniem do klienta i jeśli będzie funkcjonować w sieci, to kwestię pobierania danych mamy zautomatyzowaną. Łączy się ona z serwerami, przekazuje dane, a my - mając wykupione konto - pobieramy je po zalogowaniu do systemu. Spory przeskok od maili, bo z systemu pobieramy jedno zestawienie urządzeń wraz z licznikami. Jest szybciej i dużo bardziej komfortowo. Ciągle jednak coś musimy zrobić z pobranymi danymi o urządzeniach. Jeśli jesteś specjalistą od Excela to może uda Ci się ułożyć formuły, które zrobią z nich użytek. Ale to już jest dość trudne. Może też być problematyczne dla tych, którzy w dzierżawie mają urządzenia różnych marek, bo logować się trzeba do kilku systemów. Ale to i tak lepiej, niż dzwonić do 500 klientów albo wyłuskiwać dane z kilkuset maili... Są tez inne korzyści, np. informacje o stanie materiałów eksploatacyjnych, błędach i zacięciach. Dane te pozwalają serwisowi zareagować, zanim klient zorientuje się, że ma problem z urządzeniem.
2. Czas na auto z importu: systemy zewnętrzne
Rozwiązanie podobne do poprzedniego. Systemy zewnętrzne działają na podobnej zasadzie, co te od producentów. Mają szerszy zakres, bo dostosowane są do przetwarzania danych urządzeń wielu marek. Wszystko więc w jednym miejscu. Takim systemem jest np. V-Maintenance, PrintFleet czy Q-Vision. Trzy kroki: konfiguracja urządzenia, pobranie danych z systemu i przeniesienie jej do bazy i programu fakturującego. Niektóre z nich jak V-Maintenance tworzą bazę danych na Twoim serwerze, a nie producenta urządzenia czy oprogramowania. A wszyscy wiemy jak ważną sprawą jest poufność danych. Nie dzielisz się nimi z producentem bo są na Twoim serwerze. Wadą, może być konieczność zainstalowania programu monitorującego, który przesyła dane do bazy. Niestety nie każdy klient wyrazi zgodę na instalowanie „obcych” programów na jakimkolwiek komputerze. Może pozwolić wstawić własny komputer. Przy dużej ilości dzierżawionych urządzeń to nie będzie znaczący koszt, ale dla dwóch maszyn już się raczej nie opłaca.
1. Czas na przejażdżkę WRC, czyli...
Po doświadczeniach z Fiacikiem i Polonezem na pewno docenimy auto tej klasy. WRC to szybka jazda. A taką jest rozliczenie umowy CPC, która zawiera 100 dzierżawionych urządzeń, różnych, mono i kolor 7-mioma kliknięciami myszki w niecałą minutę, łącznie z wystawieniem faktury. Jak długo telepałbyś się maluchem?
„Niemożliwe!”, ktoś powie. A jednak. Zacznijmy od naszego maluszka, czyli odbieramy e-maile z urządzenia. Co z nim zrobić? Jak wyłuskać licznik z tekstu i dodać go do bazy danych jako liczba?
I tutaj muszę się usprawiedliwić, bo będę pisał o własnym programie. Naprawdę szukałem podobnych rozwiązań: przeglądałem strony innych producentów, a nawet zadzwoniłem do kilku firm, które korzystały z innych programów do serwisu. Nie znalazłem jednak podobnego rozwiązania. Jeśli jest, dajcie znać. Ciekaw jestem, jak działa.
Moje własne WRC to MS Ksero we współpracy z MS Liczniki. Obsługa intuicyjnie prosta, bo program działa jak zwykli klient poczty. Sprawdza czy są nowe wiadomości, pobiera z serwera, czyta i zapisuje znalezione licznika do bazy. Takie wiadomości możemy przetwarzać przez cały miesiąc. Ich ilość będzie zależała od częstotliwości wysyłania raportów przez urządzenie. Podobnie rzecz ma się z V-Maintenance, gdzie liczniki również trafiają do bazy w sposób ciągły. Z pozostałych rozwiązań - a do MS Liczniki można importować dane z dowolnego systemu producenta, czy zewnętrznego - możemy pobrać je w formie zestawienia w pliku CSV i importować do MS Liczniki.
No dobra, mamy dane. No to start:
- pierwsze kliknięcie: w module umów CPC „Importuj liczniki z MS Liczniki / V-maintenance ( w zależności od źródła danych), otworzy się okno odczytu liczników,
- drugie kliknięcie: „Odczytaj i dodaj CPC”,
- trzecie kliknięcie: zamknij okno odczytu liczników,
- czwarte kliknięcie: prawym przyciskiem myszy na umowie,
- piąte kliknięcie: z rozwiniętego menu wybierz „Wystaw fakturę”
- szóste kliknięcie: potwierdź lub wybierz miesiąc do zafakturowania,
- siódme kliknięcie: Zapisz fakturę.